Privacy Statement eco.mio

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Privacy Statement eco.mio

For the eco.mio Web Application and Browser Extension (“Service”)

Last modified August 2022.

In this Privacy Policy we (“eco.mio“, “we“, “our“, “us“) inform you according to Article 13, GDPR about how we process your personal data we access and receive from you or your employer during all interactions, exchange of files, information or when use the Service. We will only store personal data for the sole purpose of improving business travel by making it more cost efficient and environmentally friendly. We will not sell or provide your personal data to any third parties.

Our Service may contain links to other websites that are not operated by Us. If You click on a third party link, You will be directed to that third party’s site. We strongly advise You to review the Privacy Policy of every site You visit.

We have no control over and assume no responsibility for the content, privacy policies or practices of any third party sites or services.

Name and contact details of the responsible person

The responsible person is
eco.mio GmbH
Alexander-Schmorell-Str. 16
82031 Grünwald
represented by the managing director Katharina Riederer
e-mail: info@ecomio.com, Tel.: +49 170 8031993

(henceforth: “we“)
Please feel free to address any inquiries, suggestions, or applications to our management at any time at support@ecomio.com.

Data processed by our Service

What data do we process and store?

We process and store all your personal data, which is handed to us directly by you or indirectly by your employer or third parties. This data includes personal details (name, employee ID, job title, unit), contact information (e-mail address), work assignment locations, travel bookings and expenses (booking date, travel date, origin, destination, provider, time, cost, service class, tariff). Further, we process and save your usage data in an anonymized form.

Purpose of the processing and legal bases

The processing of the data, as described, is lawful based on the consent of the user according to Art. 6 para. 1 a) GDPR.

We use your personal data to sign you up to our service, to provide you with a Budget-to- beat during the booking process, to calculate the rewards for your trips and to display these with your booking information in the eco.mio webtool.

In addition, we use your data anonymously to analyze generated corporate cost and carbon emission savings as well as general travel trends and habits. Further, depending on the individual agreement with your company/employer eco.mio may send the payroll department a monthly aggregated (CSV) file containing your employee number and the corresponding rewards. When you voluntarily complete a user survey or provide feedback via email, we use your personal data anonymously to improve our software.

We also analyze anonymized user behavior on the service to improve our software by using cookies.

What are cookies and how do we use them?

Cookies are text files placed on your computer to collect standard internet log information and visitor behavior information. When you visit our webtool, we may collect information from you automatically through cookies to improve your experience including keeping you signed in or understanding how you use our webtool.

What types of cookies do we use?

eco.mio uses persistent functionality cookies to recognize you on our service and remember your previously selected preferences. These may include language settings, your username and password, so you can automatically log in. In addition, eco.mio makes use of statistics cookies, also known as “performance cookies”. These cookies collect information about how you use our webtool, like which pages you visited, and which links you clicked on. None of this information can be used to identify you. It is all aggregated and, therefore, anonymized. Their sole purpose is to improve our webtool functions.

How to manage cookies

You can set your browser not to accept or delete cookies. To do so, please consult the support of your browser. However, in a few cases, some of our webtool features may not function as a result.

How we store your data – Recipients or categories of recipients

We process your data ourselves and transfer your personal data to the following Software- as-a-Service and Infrastructure-as-a-Service service providers to set up and operate our Service:

  • Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg
  • Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland

All data is stored in computing centers in Germany (AWS Frankfurt).

Duration of storage

Your personal data will be stored for as long as you are employed at your current employer and will be deleted within six months thereafter if your employer communicates the end of your employment to us.

Requirement of Provision of Data (Art. 13 II lit. e GDPR)

The provision of your personal data is necessary for the conclusion of the terms of use.

Information on data security

We take care to ensure the highest possible level of data security when selecting our service providers. For example, our central service providers Amazon Web Services and Google are certified according to the latest security standards (including ISO 27001, ISO 27018, SOC 2, SOC 3) and have implemented comprehensive security measures. Eco.mio itself has also taken comprehensive technical and organizational measures to protect your data from loss and/or unauthorized access, alteration, etc.

Data subject rights

As a data subject, you have the right,

  • in accordance with Art. 7 (3) GDPR to revoke your consent once given to us at any time (e.g. in writing or in text form). This has the consequence that we may no longer continue the processing of your personal data in the future, insofar as it was based on this consent;
  • to request information about your personal data processed by us in accordance with Art. 15 GDPR. You may request information about the processing purposes, the category of personal data processed by us, the categories of recipients to whom your data have been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint with a supervisory authority, the origin of your data if it has not been collected from you, as well as the existence of automated decision-making including profiling within the meaning of Art. 22 (1) GDPR and, if applicable, meaningful information about its details;
  • pursuant to Art. 16 GDPR, to demand the correction of incorrect data or the completion of your personal data stored by us without undue delay;
  • pursuant to Art. 17 GDPR, to request the erasure of your personal data stored by us if one of the reasons listed in Art. 17 (1) a-f GDPR applies, provided that the processing of the data is not necessary for the exercise of the right to freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the assertion, exercise or defense and defense of legal claims;
  • pursuant to Art. 18 GDPR, to request the restriction of the processing of your personal data if you contest the accuracy of such data, the processing is unlawful but you object to its erasure, or if we no longer need your data but you need it to assert, exercise or defend and legal claims, or if you have objected to the processing pursuant to Art. 21 GDPR and it is not yet clear whether our legitimate interests override yours;
  • pursuant to Art. 20 GDPR, to receive your personal data that you have provided to us in a structured, common and machine-readable format, if the processing is based on consent pursuant to Art. 6(1) or Art. 9(2)(a) GDPR or on a contract pursuant to Art. 6(1)(1)(b) GDPR and the processing is carried out with the aid of automated procedures. In exercising this right, you also have the right to have the personal data relating to you transferred directly from us to another controller, insofar as this is technically feasible. Freedoms and rights of other persons must not be affected by this.
  • to object to the processing of your personal data on the basis of legitimate interests in accordance with Art. 21 GDPR, insofar as there are grounds for doing so that arise from your particular situation.
  • to lodge a complaint with a supervisory authority pursuant to Art. 77 GDPR, in particular in the member state of your place of residence, your place of work or the place of the alleged infringement, if you are of the opinion that the processing of personal data concerning you violates the GDPR.
  • Please feel free to address any inquiries, suggestions, or requests to our management at support@ecomio.comat any time.
  • Incidentally, we inform you that the Bavarian State Office for Data Protection Supervision with headquarters at Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de/, is responsible for us.

Exercising your rights as a data subject shall be free of charge pursuant to Art. 12 GDPR. In the case of manifestly unfounded or excessive requests, however, in particular because of their repetitive character, we may charge a reasonable fee, to reflect the administrative costs incurred in handling your request or refuse to act on it.

Datenschutzerklärung eco.mio 

Für die eco.mio Plattform  

Zuletzt geändert Juni 2023. 

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir (“eco.mio”, “wir”, “unser”, “uns”) Sie gemäß Artikel 13 GDPR darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, die wir von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber bei allen Interaktionen, beim Austausch von Dateien und Informationen oder bei der Nutzung des Dienstes erhalten. Wir speichern personenbezogene Daten nur zu dem alleinigen Zweck, Geschäftsreisen kosteneffizienter und umweltfreundlicher zu gestalten. Wir werden Ihre persönlichen Daten nicht an Dritte verkaufen oder weitergeben. 

Unser Service kann Links zu anderen Websites enthalten, die nicht von uns betrieben werden. Wenn Sie auf einen Link einer dritten Partei klicken, werden Sie auf die Seite dieser dritten Partei weitergeleitet. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Datenschutzrichtlinien jeder von Ihnen besuchten Website zu lesen. 

Wir haben keine Kontrolle über und übernehmen keine Verantwortung für den Inhalt, die Datenschutzrichtlinien oder Praktiken von Websites oder Diensten Dritter. 

Name und Kontaktangaben der verantwortlichen Person 

Verantwortlich ist die eco.mio GmbH, Alexander-Schmorell-Str. 16, 82031 Grünwald, vertreten durch die Geschäftsführerin Katharina Riederer, E-Mail: info@ecomio.com, Tel.: +49 170 8031993 (nachfolgend: “wir”). Anfragen, Anregungen oder Bewerbungen können Sie jederzeit an unsere Geschäftsführung unter support@ecomio.com richten. 

Von unserem Service verarbeitete Daten 

Welche Daten verarbeiten und speichern wir?  

Wir verarbeiten und speichern alle Ihre personenbezogenen Daten, die uns direkt von Ihnen oder indirekt von Ihrem Arbeitgeber oder Dritten zur Verfügung gestellt werden. Zu diesen Daten gehören persönliche Angaben (Name, Mitarbeiter-ID), Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse), Einsatzorte, Reisebuchungen und -kosten (Buchungsdatum, Reisedatum, Herkunft, Zielort, Anbieter, Zeit, Kosten, Serviceklasse, Tarif). Darüber hinaus verarbeiten und speichern wir Ihre Nutzungsdaten in anonymisierter Form. 

Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage  

Die beschriebene Verarbeitung der Daten ist aufgrund der Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 6 Abs.. 1 a) GDPR. 

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um Sie für unseren Dienst anzumelden, Ihnen während des Buchungsvorgangs Nachhaltigkeitsinformationen zur Verfügung zu stellen, die Prämien für Ihre Reisen zu berechnen und diese zusammen mit Ihren Buchungsinformationen in der eco.mio-Plattform anzuzeigen. 

Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten in anonymisierter Form, um die von Unternehmen erzielten Kosten- und Emissionseinsparungen sowie allgemeine Reisetrends und -gewohnheiten zu analysieren. Je nach individueller Vereinbarung mit Ihrem Unternehmen/Arbeitgeber kann eco.mio Ihrem Arbeitgeber außerdem monatlich eine aggregierte Datei mit Ihrer Mitarbeiternummer und den entsprechenden Prämien zusenden. Wenn Sie freiwillig eine Nutzerumfrage ausfüllen oder uns per E-Mail Feedback geben, verwenden wir Ihre persönlichen Daten anonymisiert, um unsere Software zu verbessern. 

Außerdem analysieren wir das anonymisierte Nutzerverhalten auf dem Dienst, um unsere Software mit Hilfe von Cookies zu verbessern. 

Was sind cookies und wie nutzen sie? 

Cookies sind Textdateien, die auf Ihrem Computer abgelegt werden, um Standard-Internetprotokolldaten und Informationen über das Besucherverhalten zu sammeln. Wenn Sie unsere Plattform nutzen, können wir über Cookies automatisch Informationen von Ihnen sammeln, um Ihre Erfahrung zu verbessern, z. B. um Sie angemeldet zu halten oder zu verstehen, wie Sie unsere Plattform nutzen. 

Welche Arten von Cookies verwenden wir? 

eco.mio verwendet dauerhafte Funktions-Cookies, um Sie auf unserem Dienst wiederzuerkennen und Ihre zuvor gewählten Einstellungen zu speichern. Darüber hinaus verwendet eco.mio Statistik-Cookies, die auch als “Performance-Cookies” bezeichnet werden. Diese Cookies sammeln Informationen darüber, wie Sie unsere Plattform nutzen, z. B. welche Seiten Sie besucht und welche Links Sie angeklickt haben. Keine dieser Informationen kann dazu verwendet werden, Sie zu identifizieren. Sie sind alle aggregiert und daher anonymisiert. Ihr einziger Zweck ist es, die Funktionen unserer Plattform zu verbessern.  

Wie man Cookies verwaltet? 

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Cookies nicht akzeptiert oder löscht. Bitte konsultieren Sie dazu den Support Ihres Browsers. In einigen Fällen kann dies jedoch dazu führen, dass einige Funktionen unserer Plattform nicht funktionieren. 

Wie wir Ihre Daten speichern – Empfänger oder Empfängerkategorien  

Wir verarbeiten Ihre Daten selbst und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Software-as-a-Service- und Infrastructure-as-a-Service-Dienstleister, um unseren Service einzurichten und zu betreiben: 

  • Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg 
  • Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland 
  • Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland 

Alle Daten werden in Rechenzentren in Deutschland (AWS Frankfurt) gespeichert und im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet. 

Speicherdauer  

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie Sie bei Ihrem derzeitigen Arbeitgeber beschäftigt sind, und danach innerhalb von sechs Monaten gelöscht, wenn Ihr Arbeitgeber uns das Ende Ihres Beschäftigungsverhältnisses mitteilt. 

Erfordernis der Bereitstellung von Daten (Art. 13 II lit. e GDPR).

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Abschluss der Nutzungsbedingungen erforderlich. 

Information zur Datensicherheit  

Bei der Auswahl unserer Dienstleister achten wir auf ein höchstmögliches Maß an Datensicherheit. So sind unsere zentralen Dienstleister nach den neuesten Sicherheitsstandards (u.a. ISO 27001, ISO 27018, SOC 2, SOC 3) zertifiziert und haben umfassende Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Auch Eco.mio selbst hat umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre Daten vor Verlust und/oder unberechtigtem Zugriff, Veränderung etc. zu schützen. 

Rechte betroffener Personen 

Als betroffene Person haben Sie das Recht, 

    • nach Maßgabe des Art. 7 (3) DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit (z.B. schriftlich oder in Textform) zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft nicht mehr fortsetzen dürfen, soweit sie auf dieser Einwilligung beruhte; 
    • Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 GDPR. Sie können Auskunft verlangen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, an die Ihre Daten weitergegeben wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft Ihrer Daten, wenn diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DS-GVO und ggf. aussagekräftige Informationen über deren Einzelheiten; 
    • gemäß Art. 16 GDPR, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten ohne unangemessene Verzögerung zu verlangen; 
    • gemäß Art. 17 DSGVO, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 Abs. 1 a-f DSGVO genannten Gründe vorliegt, sofern die Verarbeitung der Daten nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, zur Wahrung des Rechts auf freie Meinungsäußerung oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. 
    • gemäß Art. 18 DSGVO, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie die Richtigkeit dieser Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber der Löschung widersprechen, oder wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, Sie diese aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie der Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO widersprochen haben und es noch nicht klar ist, ob unsere berechtigten Interessen Ihre überwiegen; 
    • gemäß Art. 20 DSGVO, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6(1) oder Art. 9(2)(a) GDPR oder auf einen Vertrag gemäß Art. 6(1)(1)(b) DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird. Bei der Ausübung dieses Rechts haben Sie auch das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Die Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. 
    • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO zu widersprechen, sofern es dafür Gründe gibt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. 
    • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. 
    • Für Anfragen, Anregungen oder Wünsche können Sie sich jederzeit an unsere Geschäftsführung unter support@ecomio.com wenden. 
    • Im Übrigen weisen wir Sie darauf hin, dass das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht mit Sitz in der Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de/, für uns zuständig ist. 

Die Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person ist gemäß Art. 12 GDPR. Bei offensichtlich unbegründeten oder übermäßigen Anträgen, insbesondere aufgrund ihres wiederholten Charakters, können wir jedoch eine angemessene Gebühr erheben, die die Verwaltungskosten für die Bearbeitung Ihres Antrags widerspiegelt, oder die Bearbeitung Ihres Antrags ablehnen.